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… oder auch „Kommentare, an denen Sie nicht sparen sollten“

Was bisher geschah:
#1 Vektor- und Pixelgrafiken
#2 Bildauflösung
#3 RGB und CMYK
#4 Bildmaterial
#5 Grafikformate von AI bis ZIP
#6 Textmaterial
#7 Abstimm-PDF und Freigabe

 

#8 Die PDF-Kommentarfunktion

Die Softwareschmiede Adobe, deren Programm Acrobat Reader sich als Marktstandard unter den kostenfreien PDF-Ansichtstools etabliert hat, stellt Ihnen eine mächtige Funktion zur Verfügung, um Ihre Korrekturwünsche auf effiziente und zugleich bequeme Art und Weise zu dokumentieren. Die Rede ist von der Kommentarfunktion, welche mit etwas gutem Willen hoffentlich bald gänzlich die etwas minder umweltfreundliche, doch weit verbreitete ausdrucken-handschriftlich-korrigieren-und-wieder-einscannen-Technik ersetzt, die oftmals viel Spielraum für Interpretation lässt und ehrlich gesagt einfach nicht mehr zeitgemäß ist.

Sollte es also wider Erwarten vorkommen, dass Ihnen doch mal ein Entwurf vorliegt, der nicht zu 100 % Ihrem persönlichen Geschmack entspricht, nimmt Ihnen das natürlich keiner übel. Keiner kennt sein Unternehmen, seine Branche und sein Produkt so gut wie der Kunde selbst. Also raus mit dem Input und rein damit in die PDF. Denn durch die Nutzung der PDF-Kommentarfunktion ergeben sich für Sie gleich mehrere überzeugende Vorteile:

· _Sie können die Korrektur direkt dort platzieren, wo sie hingehört und sparen sich dadurch umständliche Navigationsangaben à la Seite 17, Abschnitt 5, Zeile 23, vorletztes Wort neben der zweiten Grafik von links.

· _Sie dürfen ausnahmsweise auf Ihre Sonntagsschrift verzichten, da die Lesbarkeit digitaler Schriften auf jeden Fall gewährleistet ist.

· _Die von Ihnen hinterlegten Texte lassen sich direkt ins Layout kopieren. Das spart nicht nur Arbeitszeit sondern senkt die Fehlerquote nach aktuellen imaginären Studien um bis zu 99 % (gefühlter Wert).

Es bleibt also nur die Frage: Wie nutze ich dieses breit geschnürte Paket voll pulsierender technischer Raffinesse in fünf Schritten?

1. _Öffnen Sie die Abstimm-PDF mit dem Adobe Acrobat Reader.

Für gewöhnlich ist der Reader als Standardprogramm für die Ansicht von PDFs voreingestellt, wenn nicht hilft Ihnen die Option „Öffnen mit“, welche nach einem Rechtsklick auf die Datei zur Auswahl steht.

2. _Halten Sie in der waagerechten Werkzeugleiste oben Ausschau nach einer Schaltfläche mit einem Sprechblasen-Symbol . Ein Klick darauf erlaubt Ihnen die Platzierung einer Sprechblase an jeder beliebigen Stelle im Dokument. Wenn Sie einen geeigneten Platz gefunden und mit einem weiteren Klick markiert haben, öffnet sich ein Textfeld in dem Sie nun Ihren Korrekturwunsch hinterlassen und mit der Schaltfläche „Beitragen“ bestätigen können.

3. _Schritt 2 können Sie nun so oft wiederholen bis Ihnen die Kommentare ausgehen oder sich Ihr Klickmuskel verkrampft.

4. _Sie möchten sich Ihre Schöpfung anschließend noch einmal zu Gemüte führen oder sie überarbeiten? Durch einen Klick auf „Anzeige > Werkzeuge > Kommentieren > Öffnen“ in der Menüleiste ganz oben oder auf „Kommentieren“ in der Seitenleiste rechts, erscheint eine Auflistung aller gerade verfassten oder bereits vorhandenen Kommentare, übersichtlich formatiert und nach Seitenzahl sortiert.

5. _Vergessen Sie nicht die PDF vor dem Schließen zu speichern, um Ihre aussagekräftigen Anmerkungen dauerhaft in die Datei zu integrieren. Wenn Sie sich nicht auf die automatische Rückfrage beim Schließen des Programms verlassen wollen, wählen Sie in der Menüleiste entweder „Datei > Speichern“ zum Überschreiben der bestehenden oder „Datei > Speichern unter …“ zur Erzeugung einer neuen Datei.

Alternativ können Sie den zu korrigierenden Text auch mit dem Mauszeiger markieren und anschließend mit einem Klick auf die rechte Maustaste das Kontextmenü öffnen. Dieses bietet Ihnen neben der Option „Notiz zum Text hinzufügen“, mit der Sie den gleichen Effekt wie in Schritt 2 beschrieben erzielen, noch eine Reihe weiterer revolutionärer Möglichkeiten. So können Sie mit einem Klick auf „Text hervorheben“ oder „Text durchstreichen“ den Text hervorheben oder … naja, Sie wissen schon. Der Punkt „Notiz zum ersetzen Text hinzufügen“ bietet neben einer fragwürdigen Betitelung die Möglichkeit Text durchzustreichen und gleichzeitig einen neuen Text als Ersatz zu hinterlegen.

Damit Sie oder der Korrekturvollstrecker den Überblick behalten, werden auch alle Hervorhebungen, Durchstreichungen und Ersatztexte in der in Punkt 4 erwähnten Auflistung hinterlegt. What a time to be alive!

Fazit

Herzlichen Glückwunsch – Sie sind bereit für die Abschlussprüfung!

Natürlich könnte der gefesselte Leser nun mit spitzer Zunge behaupten, dieser Artikel wäre rein aus purem Eigennutz entstanden, um allen Agenturmitarbeitern und -mitarbeiterinnen zukünftig ein unbeschwertes Arbeitsleben zu ermöglichen. Das stimmt natürlich nur zu 80%. Denn wie so oft bewährt sich hier die altehrwürdige Redensart „Zeit isst Geld“. Korrekturschleifen, Datenreklamationen und simple Missverständnisse sind die prominentesten Vertreter wirklich überflüssiger Zeit- und Kostenfresser und verursachen auf beiden Seiten oft viel mehr Arbeit als eigentlich notwendig. Insofern: Wer im selben Boot sitzt sollte doch auch in die gleiche Richtung rudern, oder?

Und zum guten Schluss bleibt Ihnen ja auch noch die erfüllende Gewissheit, dass Ihre Agentur Sie durch Ihr neu erarbeitetes Wissen nun noch ein kleines bisschen viel lieber hat als sowieso schon vorher 😉

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